Ms Excel, algunos elementos clave!

Quienes a menudo utilizamos MS Excel, nos preguntamos cuales podrían ser algunos elementos clave que podrían facilitarnos el uso y llevarnos a un nivel elevado y diferenciado de esta herramienta.

Ms Excel, algunos elementos clave!

El manejo de tablas de datos, la utilización de nombres de rango y las tablas dinámicas parecen ser los elementos claves a manejar.

 

Tablas

“…Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos…”

Las tablas de datos

Tabla Excel

En la imagen, tenemos una tabla donde la primera fila muestra el encabezado de 5 columnas, “ID”, “Nombre”, “Apellido”, “Salario”, “Departamento”, el resto de filas representan cada una, a una persona, con sus respectivos datos.

A tomar en cuenta:

  • Utilizar nombres de columna sencillos, de no mas de 10 caracteres, sin espacios ni caracteres especiales como eñes, tildes, símbolos de moneda, comillas, etc.  Lo mejor es limitarse al alfabeto inglés y los números.
  • No insertar columnas ni filas en blanco.  Esto parte la tabla y hace que cada segmento sean cosas separadas.
  • Para ciertas operaciones como ordenar datos, colocar filtros en las columnas, etc. con solo ubicar el cursor en cualquier celda dentro de la tabla, Excel sabrá desde donde hasta donde aplicar, sabra ademas cual es el encabezado y sus respectivas etiquetas.
  • Para moverse dentro de la tabla con teclas rápidas:  CTRL-INICIO te lleva a la primera fila-columna, CTRL-FIN a la última fila-columna.  Presionar la tecla fin, seguida por alguna tecla de flecha (por separado), ubicará el cursor en el borde de la tabla respectivo: ejemplo, FIN + Flecha Arriba, te llevara al encabezado de la tabla.

Nombres de rango

Como bien sabemos un “Rango” es un conjunto de celdas colindantes en la hoja electrónica.  Se referencian en formulas nombrando la celda superior izquierda y la celda superior derecha.

Rango en Excel

en la imagen, el rango seleccionado es B2..C9, es decir, desde la celda B2, hasta la celda C9.

Cuando se crean formulas y/o se usan funciones, el utilizar la nomenclatura nativa de Excel, suele convertir esas formulas en textos largos y dependiendo de la complejidad hasta ilegibles.

Excel Ejemplo 1

en la imagen podemos ver que la formula en la celda F2, es

=E2*Parametros!B1

aunque el contexto de la hoja misma nos indica que la columna F es una conversion de cada Total a Dolares, y a partir de allí podamos deducir que Parametros!B1 se trata del tipo de cambio respectivo, si viéramos la formula sin ese contexto, y quisiéramos interpretarla, tendríamos que navegar a la hoja “Parametros” y luego visualizar la celda B1.   Otra característica es que a menos que se fije la referencia “B1”, al momento de copiar esa formula al resto de celdas, B1 se ira transformando en B2, B3, etc., y ya el resultado no será el deseado.

Una técnica interesante es poner nombre a los rangos, o incluso celdas.  Por ejemplo la celda “B1” en la Hoja “Parametros” la podemos nombrar “TC” (Tipo de Cambio).

Excel Ejemplo 1-1

De esta forma la formula quedaría:

=E2*TC

y al momento de copiarla a otras celdas, la parte “TC” quedara siempre igual.  Lo mismo aplica para un rango, siguiendo este ejemplo podríamos tomar el rango “E2..E4” (columna “Total”) y nombrarla “Total”, así, la formula de suma en lugar de ser

=SUM(E2..E4)

sería

=SUM(Total)

Como se puede notar, la legibilidad de las formulas y funciones queda mas natural y entendible, reduciendo las complejidades a la hora de usar hojas electrónicas.

 

Tablas dinámicas en Excel

Una Tabla Dinámica es una forma de leer los datos fuente, en forma de tabla, y presentarlos organizados en filas, columnas, filtros y secciones de totales.

Excel Tabla Dinamica

Por acá una buena referencia para aprender a crear tablas dinámicas:

Cómo crear una tabla dinámica

 

Separa los reportes de los datos fuente!!!

Usualmente queremos resolver todo en una única hoja, y dependiendo de la complejidad del caso, terminamos con archivos, pesados, difíciles de manejar, de entender y por sobre todo de mantener.

Uno de los conceptos clave a manejar es en la medida de lo posible, los datos en forma de tablas en archivos u hojas separadas del reporte que queramos generar.  Una buena practica es montar las tablas de datos cada una en una hoja separada, y utilizar una hoja independiente para el reporte deseado…

Excel, tablas de datos

De igual manera, en las hojas de tablas de datos, olvídate de encabezados descriptivos de la tabla, asegúrate que la primera linea este dedicada a los encabezados de columna de tu lista de datos.

Excel Nombre de Tabla

Par cada tabla que crees, nombra el rango respectivo, seleccionando cada una de las columnas enteras.  De esta manera aseguraras que cada vez que ingresas un nuevo registro, quedara incluido en la tabla con ese nombre.

Finalmente, utiliza la técnica de tablas dinámicas para generar los reportes que necesitas!

Un ejemplo práctico:  Contabilidad Multimoneda – Multicompañía en MS Excel!!! 

 

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Bendiciones!!!